辦公自動化系統
- 發布時間：2021-06-10
系統介紹
同輝辦公服務系統（SynchrOffice）是西安協同數碼股份有限公司推出的適用于企業、事業單位、政府機關用戶的基于局域網、廣域網的協同辦公自動化系統。本系統的流程管理、會議管理、公文管理、督辦管理等模塊因采用了先進的工作流中間件技術，使其在業內具有技術領先、功能強大和操作簡單方便等特點，深受用戶喜愛。
同輝辦公服務系統（SynchrOffice）是在西安協同數碼股份有限公司基9年的開發和布署經驗基礎，總結了近百家國內外客戶的實際需求，采用模型組件與WEB技術結合的方式，開發完成的新一代辦公自動化系統，具有強大的實用功能，廣泛的適用性、安全可靠性和可擴展性。
設計理念
整合企業資源
通過網絡技術將企業的人力資源、客戶資源、知識資源、經驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用。
資源整合，實現各種資源的互相促進和增值，創造企業發展的最優環境，促進企業發展。
對人力資源、客戶資源實現更加有效地控制和管理，保持穩定的工作團隊和客戶關系。
有效積累公司優秀員工的知識、技能、經驗、心得并向所有員工開放，使員工互相學習，快速提高業務水平，達到事半功倍的效果。
將企業的產品、各種辦公用品等硬件資源進行分類管理，更加方便、可靠、透明，發揮他們最大的功效。
建立正規、科學、開放的企業的制度和文化，保持企業旺盛的生命力，保證企業健康持續發展。
加快信息流通
下達的文件、通知、任務可以在幾秒鐘內同時傳達到相關人員，無任何中間環節。
員工的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領導層，便于及時發現問題、改進過程和發現人才。
即使是外地的員工或分支機構也可以時時保持和公司的溝通，保持緊密的聯系。
所有員工都可以在第一時間知道公司的最新動態和政策，更加關注公司發展。
所有員工都能及時了解公司產品的庫存、價格、銷量等信息，及時調整工作。下屬可以在第一時間將工作進度和市場信息反映給上級領導，使企業以快制勝。
工們能夠在網上輕松、直接、公平的發言、交流，建立融洽的團隊關系和企業文化。
規范辦公流程
建立起一個緊密、協調、可靠、簡單的管理機制，讓企業充滿活力，促進企業持續發展。
使員工責任明確，權限分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現象。
公司的辦公流程變得規范、有序，效率大大提高，執行力大大提高。
徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應。
領導層可以清晰、準確的了解員工對某一事件的傾向性以做出正確的決策。
離職員工無法帶走自己的客戶資源，避免人員流動給公司帶來的客戶流失的風險。
通過網絡而不是麻煩的電話來詢問項目進度，從而節省大量時間、精力和電話費。
領導層可以及時關注下屬的工作動態，及時發現問題，不會因為疏漏而丟掉重要的訂單或客戶。
員工們每天都記錄下當天的工作內容和心得，領導層可以直接查看、指導。
企業可以免去比如諸如打印、分發、打電話、找人等諸多困擾，節約紙張、人力等辦公成本，將資源和精力、時間用于核心業務。
員工與員工、員工與領導之間可以方便、直接、充分的進行交流，通過正確的手段而不是憑個人交際能力來溝通。
所有辦公流程的過程可控，完全符合國際ISO9000質量體系的要求。
提高辦事效率
有效協調多部門之間的協同工作問題，實現高效協作辦公。
信息流通速度成倍提高，帶來員工反應速度的成倍提高。
可以快捷的同時給大量客戶發送手機短信，保持密切、融洽、穩定的客戶關系。
領導層能夠方便的隨時查看分配過的任務數量、領取人及其進度情況，跟蹤監督以提高執行效率和力度。
員工能夠清晰的查看到自己當前領取的各項任務狀態以合理安排時間。
員工之間可以快捷的在線發送文件、通知和留言，不必打電話甚至親自到處找人，時時溝通，節省時間，提高效率。
消除打印、復印、分發等諸多中間環節，溝通點對點，傳遞一指通。
隨時隨地都能夠在網上快捷的查看各種資料，調閱并打印出來，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費掉的大量時間。
系統特點：
高效易用的 B/S 結構
B/S 結構的應用有以下優點：
（1）較低廉的開放的非專用的標準；
（2）Browser/Server 技術所基于的標準是開放的、非專有的；
（3）低開發、管理成本：
（4）對信息及應用系統的自由訪問；
（5）在已經建立的網絡上，用戶均可自由、主動地訪問信息和系統資源；
（6）培訓成本低：
瀏覽器的技術簡單易用，一旦用戶掌握了瀏覽器的用法，也就拿到了運用系統上各種信息資源的鑰匙。
靈活的多層架構
多層體系結構設計，為用戶在其業務系統中從平臺的選型到業務的設計、實現、擴展、安全和維護上都帶來了很大的好處：
（1）在辦公自動化系統的各個實現層次上應當完全遵循業界相關標準，使得OA用戶的業務系統具備充分的平臺無關性，當其應用從一家產品轉換到另一家產品時，其業務系統的程序代碼不需任何改動或只須做極少的必要調整，以最大限度地保護用戶的投資。
（2）多層的結構設計使辦公自動化系統在設計和實現上可以分別實現，各個功能層次相互之間相對獨立，其設計、實現和維護的工作可以分步和獨立完成，不會出現互相干擾的現象，簡化辦公自動化系統的設計、開發和維護。
（3）辦公自動化系統由于業務模式和發展周期的不同，系統可能出現運行瓶頸，而瓶頸的出現可能發生在多層結構中的任一層。這時用戶可以根據實際情況，在發生瓶頸的位置增加投資（擴充硬件資源：ＣＰＵ，內存或者增加新的服務器），實現整個系統性能的提升，將有限的資金用在關鍵的位置，充分提高投資利用率。
（4）隨著技術的不斷進步，各個從事辦公自動化的廠商之間的競爭不斷加劇，在多層結構的各個方面可能出現不同廠商各領風騷的局面，這對于用戶來講當然是件好事，但傳統的辦公自動化實現模式無法充分利用這一有利條件優化其系統性能。
（5）多層的體系結構允許企業靈活地部署應用，在系統的各個層次之間安裝安全產品，提高整個辦公自動化系統的安全性。
J2EE技術
正如我們從傳統的OA的體系結構中看到的，它們支持重量級OA解決方案的能力都不足。同時，Sun 的 JavaSoft 已經改變了 Java 語言的策略（它多用于客戶端的小應用），并為在服務器上使用 Java 語言發布了一個新的框架。這意味著要使 Java 語言成為實現應用服務器的核心語言。新標準稱 J2EE（Java2 企業版），它提供了一套企業級 Java 服務：
（1）安全，事務部件：企業級 JavaBeans（EJB）及 Java 事務服務（JTS）
（2）數據庫結合：Java 數據庫互連（JDBC）
（3）分布式對象：遠程方法調用（RMI/IIOP），支持 CORBA
（4）動態 HTML：Java Servlets 和 JSP
（5）代理/遷移部件：分布式 JavaBeans
（6）命名/目錄結合：Java 命名和目錄接口（JNDI）
（7）消息隊列：Java 消息服務（JMS）
采用 J2EE 技術構架來實現辦公自動化系統可以使辦公自動化系統支持跨平臺特性，能夠在不同的硬件和操作系統平臺上運行；辦公自動化系統屬于關鍵業務系統，數據量大，系統分布程度高，對安全性、可靠性、可用性、可管理性的要求較高。
先進的工作流技術
在OA系統里，一項業務由不同的人去處理，每個人完成一定的任務（如起草、簽發、核稿等）是一個普遍的規律。因此，在實現的軟件系統中，必須有一部分來處理一項工作在不同人員之間的流轉的問題，這就是工作流技術。開發一個單獨的工作流中間件平臺的意義，對于我們的系統設計的意義在于：
（1）把具有共性的一部分（如流程定義、監督和管理、流轉引擎、工作列表等）單獨抽出來進行設計，以標準化的方式實現。提高了軟件的可重用性，降低了系統搭建的難度，提高了系統開發的速度。
（2）當對用戶的需求把握不準或用戶需求與我們的設計有所不同時（主要是對處理流程的認識不清晰），可以比較快地進行調整，而不需要對系統的代碼有較大的改動。從而在項目中掌握更大的主動權。
（3）可以把注意力從流程上轉移到每一步的具體處理任務上，把這些部分實現得更好。
（4）圖形化流程定制功能，圖形化的工作流定制端能夠直觀的描繪出用戶的業務流程達到“所見即所得”的目的。圖形化的流程定制是實現復雜業務邏輯流程的基礎，他能夠實現諸如直流，分流，條件流，子流等多種流程方式。同時采用“拖放”的方式使得定制流程更為簡單，用戶無須掌握高深的java使用，只需了解本單位的工作流程就可以輕松的定義出復雜的流程。
同輝辦公服務系統是基于工作流平臺的、采用J2EE技術的、體現軟件發展方向和潮流的SynchrOffice（JAVA版），采用WEB技術的協同辦公系統，系統構建在自主研發的工作流平臺之上。
